Lors de sa réunion du mercredi 19 août, après en avoir mesuré, en pleine conscience, les avantages, les inconvénients et passé en revue les mesures sanitaires en vigueur, le CP Lux a décidé de ne pas faire d’AG en présentiel le 05 septembre 2020.
Une AG « virtuelle » aura néanmoins lieu.
En voici les grandes modalités, dont les protocoles seront définis plus explicitement la semaine prochaine.
– Les secrétaires de clubs sont les interlocuteurs privilégiés de la fédération. A ce titre, les documents officiels leur seront envoyés, et seuls ceux-ci auront le droit de vote.
Dans ce cadre, n’hésitez pas à vérifier que votre secrétaire renseigné à la fédé est le bon… ceci avant le mardi 25/08.
– Un accusé de réception sera demandé à chaque mail. L’amende prévue en cas d’absence à une AG en présentiel sera d’application en cas de non-retour de bonne réception de courriel envoyé par le secrétariat provincial concernant cette Assemblée générale.
– Les différents votes se feront de manière électronique également. Les modalités pratiques seront définies incessamment.
– L’allocution du président sera enregistrée.
– Le responsable interclubs travaille sur des tutos et vidéos pour présenter l’essentiel des informations à savoir.
– Les interpellations (qui, au contraire des simples « questions au CP », doivent être rendues publiques, ainsi que leur réponse respective) doivent être envoyées au secrétariat provincial pour le vendredi 28/08/20 au plus tard.
– Les « questions au CP », plus spécifiques, peuvent être envoyées jusqu’au samedi 05 septembre, via le mail du secrétariat provincial. Les spécialistes des matières correspondantes répondront au cas par cas, en fonction du fond de la question. Si l’une de ces réponses est d’utilité générale, celle-ci sera relayée à tous les clubs selon des modalités à définir en fonction du nombre de questions et leurs natures.
– Les documents distribués habituellement dans les fardes seront envoyés par mail aux secrétaires et publiés sur le site dans le courant de la semaine prochaine, de même que les différentes vidéos / tutos explicatif.ve.s., afin que tous puissent demander des renseignements supplémentaires si ce qui est présenté n’est pas suffisamment compréhensible ou demande des compléments d’informations.
– Le bilan de l’année écoulée, ainsi que le rapport des vérificateurs aux comptes, seront envoyés dès que ces derniers auront pris connaissance des différentes pièces pour un audit dans les règles.
Le budget de la saison 2020-2021 sera intégré dans la « farde virtuelle ».
– Concernant l’habituelle distribution des carnets de matchs, une solution vous sera présentée au plus vite. N’oubliez pas de les commander cindygrevisse@yahoo.fr
Le CP Lux vous souhaite la meilleure des saisons possibles au vu des conditions actuelles (et peut-être à venir), vous prie de croire en leur engagement plein et entier afin que tout se passe pour le mieux, et vous demande d’ores et déjà un maximum de souplesse et d’adaptation pour la saison à venir.
